Les administrateurs et le comité administratif
L’assemblée de fabrique de la paroisse Notre-Dame-des-Amériques nomme une délégation de 20 personnes pour assurer l’administration de la Compagnie de cimetières Les Sommets de la paix. La délégation se compose du curé et de 2 délégués nommés par l’Assemblée de fabrique de la paroisse Notre-Dame-des-Amériques pour assurer une représentativité de chacune des anciennes paroisses la composant; soit celles de Saint-Benoît, Saint-Éphrem, Saint-Évariste, Notre-Dame-de-La-Guadeloupe, Saint-Hilaire, Saint-Honoré, Sainte-Martine, Saint-Samuel, Saint-Sébastien et Saint-Vital.
Le comité administratif
Les Délégués nommés par Notre-Dame-des-Amériques se réunissent lors d’une assemblée générale annuelle et un Délégué par paroisse est nommé comme Administrateur de la Compagnie pour une période de 3 ans, à l’exception du curé qui est membre d’office. La Compagnie établit un mode de rotation permettant qu’un tiers, à l’unité près, des membres soit sur la liste des personnes dont le mandat expirera à la fin de chaque année financière; soit le 31 décembre. L’Administrateur, dans l’exercice de ses fonctions, doit respecter les obligations de la loi et agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la Compagnie.
Le comité exécutif
L’Administrateur nommé pour représenter le cimetière de sa communauté participe alors aux prises de décisions du comité administratif. Parmi ces 10 Administrateurs, un comité exécutif formé du président du comité administratif, du vice-président et du secrétaire est nommé pour un mandat d’un an.
Président. Le président du comité administratif devient aussi le président de la Compagnie et il préside alors à toutes les assemblées du comité administratif. Il est le principal dirigeant exécutif et sous le contrôle des Administrateurs. Il surveille, administre et dirige généralement les activités de la compagnie. Il exerce aussi tous les autres pouvoirs que les Administrateurs lui déterminent.
Vice-Président. Le vice-président exerce les fonctions que peuvent prescrire les Administrateurs ou le président. En cas d’absence ou d’incapacité, le vice-président peut exercer les pouvoirs et les fonctions du président.
Secrétaire. Étant donné la tâche énorme, la Compagnie a engagé une personne rémunérée pour garder en son nom l’ensemble de ses documents, registres et archives à son siège social. Elle voit à faire donner avis de toute assemblée et doit colliger et conserver les procès-verbaux de toute assemblée du comité administratif. Lors de la rencontre du comité exécutif, le secrétaire dressera le procès-verbal à être présenté au comité administratif.
Assemblée générale annuelle des Délégués
Le comité administratif doit rendre compte de ses activités à chaque assemblée générale des Délégués et ces derniers peuvent modifier ou infirmer les décisions prises par le comité administratif. De plus, la Compagnie reconnaît l’autorité de l’archevêque de Québec et lui reconnaît un droit de véto.
Le comité administratif actuel est composé de :
Président : André St-Pierre, Sainte-Martine
Vice-président : Sylvain Deschênes, St-Éphrem
Secrétaire exécutif : Sylvain Deschênes, Saint-Éphrem
Administratrice : Lise Roy, La Guadeloupe
Administrateur : Norbert Roy, Saint-Benoit
Administrateur : Samuel Martin, Saint-Évariste
Administrateur : Marcel Élément, Saint-Hilaire
Administratrice : Lise Champagne, Saint-Honoré
Administrateur : Rock Couët, Saint-Samuel
Administrateur : Mario Dion, Saint-Sébastien
Administratrice : Brigitte Caldwell, Saint-Vital
Secrétaire d’assemblée : Josée Couture